Miten järjestää juhlat ja mitä kaikkea tulee ottaa huomioon?

Mitä tulisi ottaa huomioon juhlien järjestämisessä? Minkä verran on hyvä varata tarvikkeita juhlien järjestämiseen? Olemme koonneet kattavan listauksen, mitä kaikkea juhlien järjestämisessä täytyy ottaa huomioon. Alle listatut asiat ovat juhlan järjestämisen peruspilareita ja toimivat lähes juhlaan kuin juhlaan.

Tässä tekstissä keskitymme 20 hengen juhlien järjestämiseen.

Jos juhlasi ovat esimerkiksi 40 henkilölle, voit vain kaksinkertaistaa alla kerrotut määrät. Vastaavasti 10 hengen juhlia varten voit puolittaa kerrotut määrät.

1. Juhlan luonne ja vieraslista

Juhlien ensimmäinen askel on niiden perusperiaatteiden määrittely. Mieti seuraavia kysymyksiä:

• Mikä on juhlien tarkoitus? (Esim. syntymäpäivät, valmistujaiset, vuosijuhla)
• Millainen tunnelma halutaan? (Rento, virallinen, teemallinen)
• Montako vierasta kutsutaan?
• Millaisia ruokailu- ja juomatarjoiluja on tarkoitus järjestää?
• Miten juhlatila halutaan koristella?

Kun juhlan tyyli ja alustava vierasmäärä on päätetty, voidaan siirtyä juhlapaikan valintaan ja kutsujen lähettämiseen.

2. Juhlapaikan valinta ja tarvittavat tarvikkeet

Juhlien luonne ja vierasmäärä vaikuttavat suuresti siihen, missä ne kannattaa järjestää. Onko juhlat tarkoitus pitää kotona, ulkotiloissa vai juhlatilassa?

Kotijuhlat vai vuokrattava tila juhliin?

• Kotijuhlat: Sopivat erityisesti silloin, kun tilaa on riittävästi ja tunnelmasta halutaan intiimimpi. Koti tarjoaa myös kustannustehokkaan vaihtoehdon.
• Vuokrattava juhlatila: Jos kotona ei ole tarpeeksi tilaa tai haluat helpottaa järjestelyjä, vuokratila voi olla hyvä ratkaisu. Monet juhlatilat sisältävät valmiiksi tarvittavaa välineistöä, kuten pöytiä, tuoleja ja astioita, mikä helpottaa käytännön järjestelyjä. Lisäksi siisti juhlatila mahdollistaa koristelun aloittamisen suoraan ilman suurta etukäteissiivousta.

Sisä- vai ulkotilat juhlissa?

• Sisätilat: Parempi vaihtoehto ympäri vuoden, erityisesti säävarmuuden kannalta.
• Ulkotilat: Erinomainen kesällä ja lämpimillä keleillä. Varaa kuitenkin varasuunnitelma, kuten telttoja tai sisätilavaihtoehto, jos sää muuttuu epäsuotuisaksi.

Esteettömyyden huomioiminen juhlissa

Juhlapaikan valinnassa on tärkeää huomioida myös esteettömyys, jotta kaikki vieraat voivat osallistua mukavasti. Tarkista seuraavat asiat:

• Sisäänkäynti ja kulkureitit: Onko tilassa portaita tai kynnyksiä ja onko niille luiska tai hissi?
• WC-tilat: Onko tarjolla esteetön WC, jossa on tarpeeksi tilaa ja tukikaiteet?
• Pysäköinti: Löytyykö läheltä esteettömiä pysäköintipaikkoja?
• Istuimet ja tilajärjestelyt: Riittääkö istumapaikkoja kaikille ja onko tarvittaessa tilaa esimerkiksi pyörätuolille tai lastenvaunuille?

Tarvittavat tarvikkeet ja välineet 20 hengelle

Kun juhlan paikka on valittu, tulee varmistaa, että käytössä on riittävästi tarjoilu- ja ruokailuvälineitä.

Astiat ja ruokailuvälineet:

• 20 lautasta (sekä ruoka- että jälkiruokalautaset, jos tarjolla on useita ruokalajeja)
• 20 lasia (vesi ja mahdolliset muut juomat)
• 20 viinilasia tai muita erikoislaseja tarpeen mukaan
• 20 kahvikuppia, jos tarjolla on kahvia tai teetä
• 20 haarukkaa, veistä ja lusikkaa

Astioita ja ruokailuvälineitä on hyvä varata muutama ylimääräinen siltä varalta, että jokin astioista hajoaisi tai sitä ei pystyisi muuten käyttämään.

Tarjoilu- ja kattaukseen liittyvät tarvikkeet:

• 4–6 tarjoilukulhoa (salaatit, leivät, naposteltavat)
• 2–3 suurempaa tarjoiluastiaa lämpimälle ruoalle
• 2–3 kakkulautasta tai tarjoiluvatia makeille tarjottaville
• Tarjoiluottimet ja kauhat ruokalajien mukaan
• Pöytäliinat tai kattausalustat 2–4 suurelle pöydälle
• Servietit (vähintään 40 kpl, koska moni käyttää useamman)

Tutustu täältä kestäviin kattaustarvikkeisiin. 

3. Kutsujen lähettäminen juhliin

Kun juhlapaikka ja ajankohta on päätetty, on aika lähettää kutsut. Hyvin ajoitetut kutsut auttavat vieraita valmistautumaan ja varmistavat, että mahdollisimman moni pääsee paikalle.

Miten ja milloin lähettää kutsut juhliin?

• Perinteiset kutsukortit
• Sähköpostikutsut
• Sosiaalisen median tapahtumat
• Tekstiviestit tai WhatsApp-kutsut

Kutsut kannattaa lähettää vähintään 2–4 viikkoa ennen juhlia. Tämä riippuu, miten kaukaa juhlavieraita saapuu, sekä milloin juhlia vietetään. Ajoissa lähettämällä mahdollistat kutsutuille enemmän aikaa järjestää omat menonsa ja saapumisensa juhliin.

4. Tarjoilujen suunnittelu ja tarvittavat ruokamäärät juhliin

Juhlien tarjoilu on tärkeä osa tapahtumaa, ja sen tulee vastata juhlan luonnetta sekä vieraiden tarpeita.

Mitä tarjoilla ja kuinka paljon ruokaa varata?

Suolaiset tarjoilut 20 hengelle:

• Salaatti: 2–3 isoa kulhoa
• Leipää ja levitteitä: 2–3 patonkia tai 40 palaa leipää + levitteet
• Lämpimiä ruokia (esim. piirakoita, pasteijoita, suolaisia muffinseja): noin 40 palaa yhteensä
• Pikkusuolaiset (sipsit, dipit, juustotarjotin): 1 iso kulho sipsiä, 2–3 dippiä, 500 g juustoja
• Lämpimät ruoat buffetissa: n. 2 kg pääraaka-ainetta (esim. lihaa, kalaa, kasvisvaihtoehtoja)

Makeat tarjoilut 20 hengelle:

• Kakku: 1 iso täytekakku (n. 24 palaa) tai 2 pienempää kakkua
• Pikkuleivonnaiset (leivokset, pullat, keksit, suklaapalat): 40–50 kpl yhteensä
• Hedelmä- tai marjatarjotin: n. 1,5 kg hedelmiä tai marjoja

Juomat 20 hengelle:

• Vesi: Vähintään 5 litraa
• Mehu tai limsa: 4–5 litraa
• Kahvi ja tee: Noin 2,5 litraa kahvia, 1 litra teetä
• Alkoholijuomat (jos tarjolla): 1–2 lasillista per vieras

5. Musiikki ja ohjelma juhliin

• Musiikki: Valmiiksi koostettu soittolista on helppo ja/tai livemusiikki nostattaa tunnelmaa.
• Ohjelma: Puheet, pelit ja leikit lisäävät juhlaan hauskaa sisältöä.
• Valokuvausseinä: Monet haluavat ikuistaa kuvansa juhlissa, sekä jakaa juhlien tunnelmaa myös sosiaalisessa mediassa. Näyttävät, mutta helpporakenteiset valokuvausseinät ilmapallokaarineen ovatkin yleistyneet monessa juhlassa.

6. Juhlapaikan koristeleminen

Koristelu luo juhlaan tunnelmaa ja tekee tilasta kutsuvamman. Valitse koristeet juhlan teeman ja värimaailman mukaan.

Yleisiä koristeita juhliin:

• Ilmapallot ja viirinauhat – Helppo tapa lisätä juhlatunnelmaa.
• Kukat ja viherkasvit – Kauniit pöytäasetelmat ja maljakot tuovat raikkautta.
• Kynttilät ja valonauhat – Luo lämmin ja tunnelmallinen valaistus.
• Serpentiinit ja paperikoristeet – Sopivat erityisesti syntymäpäiville ja teemajuhliin.

Pöytäkoristeita juhlapöytään:

• Pöytäliinat ja servietit – Värilliset tai kuviolliset tekstiilit viimeistelevät kattauksen.
• Luonnonmateriaalit – Kukat, havunoksat ja pienet oksat lasimaljakoissa luovat tyylikkään ilmeen.
• Paikkakortit ja nimikyltit – Personoitu yksityiskohta auttaa vieraita löytämään paikkansa.

Pienilläkin koristeilla saat luotua näyttävän juhlatilan helposti!

7. Siivous ja jälkityöt

Juhlien jälkeen siivous kannattaa suunnitella etukäteen.

• Vuokratussa tilassa: Varmista, mitkä siivoustehtävät kuuluvat vuokralaiselle.
• Kotijuhlissa: Aseta valmiiksi roskikset, kierrätysastiat ja jätä tilaa ylimääräisille astioille.

Juhlan jälkeen on myös hyvä tapa kiittää vieraita osallistumisesta esimerkiksi kiitosviestillä tai valokuvien jakamisella. Voitte luoda juhlien jälkeen yhteisen viestiryhmän, johon kaikki voivat jakaa juhlista ottamiaan valokuvia. Näin kuvat saavuttavat tehokkaasti kaikki osalliset.

Yhteenveto juhlien suunnittelusta ja järjestämisestä:

Juhlien järjestäminen 20 hengelle sujuu helposti, kun suunnittelet vaiheet etukäteen. Muista:

1. Päätä juhlan tyyli ja teema
2. Valitse sopiva juhlapaikka
3. Lähetä kutsut ajoissa
4. Suunnittele ruoka- ja juomatarjoilut riittävällä määrällä
5. Huolehdi somistuksesta ja tunnelmasta
6. Valmistele ohjelmaa ja musiikkia
7. Varaudu siivoukseen ja jälkitöihin

Näillä askelilla voit varmistaa, että juhlistasi tulee ikimuistoiset ja sujuvat!